Die Coronakrise hat zahlreiche Unternehmen weltweit dazu gezwungen, Prozesse neu zu denken und neue Wege zu gehen. Auch Vereine und Organisationen sind von den Veränderungen betroffen. Die DKMS ist da keine Ausnahme. Zum Beispiel fallen bei uns aufgrund von Veranstaltungsstopps ganze Arbeitsbereiche wie Registrierungsaktionen und Benefizveranstaltungen weg. Gleichzeitig können sich andere Abteilungen kaum retten vor Arbeit. Um Leerlauf oder gar Kurzarbeit auf der einen und Überlastung auf der anderen Seite zu vermeiden, hat die DKMS unkonventionell reagiert und blitzschnell interne Umschulungen ermöglicht – eine Win-win-Situation für uns alle.

Corona hat einiges bei uns durcheinandergewirbelt. In der Abteilung „Spenderneugewinnung“ waren die Auswirkungen besonders extrem: Mit der Absage sämtlicher Registrierungsaktionen Anfang März war unser großes Team von einem auf den anderen Tag praktisch arbeitslos. Um weiterhin neue Spender für Blutkrebspatienten weltweit zu gewinnen, haben die Kolleginnen und Kollegen blitzschnell reagiert und mit vereinten Kräften das neue Angebot der Onlineregistrierung auf die Beine gestellt. Das lastete jedoch nicht alle aus – es blieben Kapazitäten frei.

An anderer Stelle hingegen wird seit Beginn der Coronakrise händeringend Unterstützung benötigt. Zum Beispiel bei den Kolleginnen und Kollegen im „Work-up“ – der Abteilung, die die Entnahmen der Stammzellen sowie deren Transport koordiniert. Infolge der coronabedingten Reiseeinschränkungen wurde die Organisation der weltweiten Stammzelltransporte sehr kompliziert. Aufgrund der damit verbundenen Unwägbarkeiten – ein Transplantat muss innerhalb von 36 Stunden übertragen werden – sind weltweit fast alle Transplantationskliniken zum Schutz der Patienten auf Kryokonservierung umgestiegen. So bezeichnet man das Aufbewahren von Zellen oder Gewebe in flüssigem Stickstoff. Diese Umstellung bringt sehr viele zusätzliche Arbeitsschritte mit sich.

Auch die Organisation der Übernachtung für die Spender mit weiter Anreise zur Entnahmeklinik wurde zeitintensiv, da viele Hotels schließen mussten. Und nicht zuletzt hat jedes Land eigene Coronaregeln, Restriktionen und Unmengen an neuen Formularen produziert, die ausgefüllt werden müssen. Diese Mehrarbeit kann von den zuständigen Abteilungen nicht allein bewerkstelligt werden.

Was also tun? Oberstes Ziel der DKMS ist es, so vielen Patienten wie möglich zu helfen. Um das Niveau von 20 Stammzellspenden pro Tag auch während der Coronakrise halten zu können, benötigte die Abteilung Work-up dringend kompetente Unterstützung. Doch der Job ist anspruchsvoll, die Einarbeitung aufwendig und die Zeit knapp. So entstand die Idee, Kollegen und Kolleginnen aus Abteilungen mit niedrigem Arbeitsaufkommen intern umzuschulen und dort einzusetzen, wo Hilfe benötigt wird. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Einarbeitungszeit ist bei „Insidern“ deutlich kürzer als bei Neueinstellungen, und Kurzarbeit kann vermieden werden.

Aus der Idee wurde schnell ein konkreter Plan, und bereits Ende März ging das „Capacity Board“ an den Start. Über diese Plattform im Intranet können unsere Führungskräfte auf direktem Weg und ganz unbürokratisch um personelle Unterstützung bitten oder diese anbieten. Eine ganze Reihe von Kolleginnen und Kollegen hilft derzeit interimsmäßig in anderen Abteilungen aus. Die Idee funktioniert!

Nur sechs Wochen dauerte es, bis fünf Expertinnen aus der Abteilung Spenderneugewinnung fit für ihre neuen Aufgaben im Work-up waren. „Abends haben uns nach den täglichen und ganztägigen Onlineschulungen ganz schön die Köpfe geraucht“, erzählt Mona. Sie ist eine der Kolleginnen, die temporär den Sprung in eine andere Abteilung gewagt haben. „Inzwischen begleiten wir die Spender bereits selbstständig durch den gesamten Prozess der Stammzellspende – von Anfang bis Ende.“ Das sei sehr vielseitig und interessant und mache ihr viel Spaß, sagt Mona. Seitdem sie selbst im Work-up arbeite, habe sie noch mehr Respekt vor dieser Arbeit. „Das ist so komplex, alles ändert sich ständig – man muss unglaublich flexibel sein und vor allem sehr gut aufpassen. Wenn du nur eine Sache vergisst, hat das möglicherweise dramatische Konsequenzen. Es ist absolut ein Adrenalin-Job.“

Das bestätigt auch Janet, die ebenfalls im Workup eingesprungen ist: „Ich bin noch relativ neu bei der DKMS. Wie verzahnt und kleinteilig die ganzen Prozesse rund um die Spende sind, ist mir hier in aller Deutlichkeit bewusst geworden. Wenn sich an einer Stelle etwas ändert, muss an allen anderen Stellen unmittelbar nachjustiert werden.“ In der Spenderneugewinnung, erzählt Janet, finde der erste Kontakt mit den Spendern statt. Im Workup erlebe man dann diejenigen, die tatsächlich zur Spende aufgerufen werden. Manche seien sehr aufgeregt, andere ganz gelassen, berichtet Janet. „Das finde ich interessant, und man lernt viel bei den Gesprächen. Dieser Wissensschatz wird mir auch bei der Beratung neuer Spender wirklich nützlich sein.

Eine Bereicherung ist der Blick über den Tellerrand auch für die Kolleginnen und Kollegen, die derzeit das Team „Spender-Patienten-Kontakte“ unterstützen. Auch da sorgt die Umstellung auf Kryokonservierung für erheblichen Mehraufwand. Da unsere Spender ein Recht darauf haben zu erfahren, wann ihre eingefrorenen Stammzellen aufgetaut und dem „genetischen Zwilling“ übertragen werden, sind zusätzliche Absprachen mit den Transplantationskliniken und Kontakte mit den Spendern nötig. „Ich bin zwar weiterhin hauptsächlich in der Spenderneugewinnung tätig, doch wann immer es geht, unterstütze ich stundenweise bei den Nachbefragungen“, sagt Miriam. „Wir fragen die Spender, wie sie die Spende erlebt haben, wie es ihnen geht und natürlich auch, ob sie wissen möchten, wohin die Spende ging. Die meisten warten sehr gespannt auf diese Info!“ Sie erfahre durch die Telefonate sehr vieles aus erster Hand, erzählt Miriam. Das sei sehr hilfreich für ihre Arbeit in der Spenderneugewinnung, die ja hoffentlich irgendwann wieder ganz normal und in vollem Umfang möglich sein wird.

Die interne Unterstützung in der Krise zeigt schon jetzt Effekte, die auch langfristig gewinnbringend sein werden: Der Blick hinter die Kulissen einer anderen Abteilung erweitert den Horizont, eröffnet neue Perspektiven und lässt die DKMS-Familie noch näher zusammenrücken.